Hvis sladder, rygter og hård tale først har slået rod på arbejdspladsen, kan det virke uoverskueligt. Hvordan kommer man problemet til livs. For den gode tone – eller organisationens “tone of voice” kræver konstant vedligeholdelse. Du kan jo ikke altid være tilstede, når de hårde bemærkninger eller spydige kommentarer falder mellem medarbejderne. Hvordan er jeres “tone of voice”?

Væksthus for Ledelse giver nedenfor en række gode råd råd til, hvordan du som leder fremmer den gode tone.

F.eks. værdsætter medarbejderne, når du:

1. Du går efter bolden og ikke efter medarbejderen

Det er når du undlader at rette kritik direkte mod medarbejderen, når der er udfordringer i arbejdet, men i stedet holder fokus på opgaven, og hvad I kan gøre for at komme videre og få den løst godt. Når du ikke er enig med en medarbejder, argumenterer du sagligt for dit standpunkt, for eksempel ved at henvise til retningslinjer eller til fælles viden fra et personalemøde eller kursus. Og så bærer du ikke nag efter en uenighed.

2. Du giver ærlig og konstruktiv feedback

Når du giver din feedback, er dit fokus på, hvad der er brug for, at I gør anderledes fremadrettet og hvorfor. Du siger f.eks.: “Der er brug for, at vi fremadrettet sikrer, at der altid er sprit i dispenserne når vi går i kantinen, så vi ud over at minimere risikoen for Corona, også højner den almene håndhygiejne.”

3. Du tager initiativ til fælles regler for, hvordan I taler til hinanden

Du arbejder for, at I har et fælles regelsæt om, hvordan I taler til hinanden, og at regelsættet er en naturligt indarbejdet i jeres kultur. Således er det en god ide, at arbejde kontinuerligt med den organisatoriske adfærd.

4. Du går forrest

Du taler altid selv respektfuldt og direkte til medarbejderne. Du siger f.eks.: ”Jeg kan forstå, at der har været lidt udfordringer med at sikre vores leverancer fra lageret i dag. Hvordan har du/I oplevet det?”

Du taler aldrig med en medarbejder om en anden medarbejder bag hans ryg.

Når sladderen slår rod

Det er ikke nemt at lave et quick fix, når det gælder “tone of voice”. Sladder og rygter er sejlivet ukrudt. Inden du opdager det, kan det have spredt sig og slået rod, og så er det sværere at udrydde. Samtidig er ordentlig kommunikation som en bygning, der aldrig bliver færdig. Den kræver konstant vedligeholdelse. Så hvordan sikrer du, at kulturen bliver tømret godt fast i det daglige?

Sådan får du medarbejderne på banen

Det kan kun lade sig gøre, hvis medarbejderne også bidrager. Derfor kan du med fordel gøre det klart for dem, at det er en opgave, I skal løfte sammen og tydeliggøre dine forventninger til, hvordan de kan hjælpe. Du kan f.eks. italesætte og minde om:

At medarbejderne ikke tager saglig feedback som et angreb – hverken når den kommer fra dig eller fra en kollega
At medarbejderne selv taler åbent og respektfuldt sammen ansigt til ansigt i hverdagen
At de går til dig, når en konflikt er gået i hårdknude, og de har brug for hjælp til at redde trådene ud. Eller når de oplever uhensigtsmæssig adfærd hos en kollega og forgæves har forsøgt at påtale det over for personen selv.

Hvad er den gode tone hos jer?

Brug jeres personalemøder til at drøfte hvordan I sikrer jeres “tone of voice” og kommer en for hård tone til livs. Her kan du forklare, hvad I gør fra ledelsens side og tydeliggøre dine forventninger til, hvordan medarbejderne bidrager. Her kan du også skabe dialog i grupper om, hvad en god tone er på jeres arbejdsplads. Hæng gerne efterfølgende de bedste eksempler op synlige steder på arbejdspladsen, så medarbejderne i det daglige bliver mindet om de drøftelser, I har haft om, hvad der kendetegner den gode tone.

Forklar, hvorfor I tager emnet op netop nu: Er det fordi den seneste APV viser udfordringer med omgangstonen? Er det fordi du selv har hørt for mange eksempler på hård tone? Er der nogen medarbejdere, der har gjort dig opmærksom på problemet? Eller er det forebyggende?

Således opmuntret. Husk fokus på ordentlighed, kommunikation, teamånd og ikke mindst arbejdspladsens sociale liv. Hermed kan organisationens “tone of voice” forbedres over tid.

God fornøjelse med den gode tone.